Как организовать онлайн конференцию за 30 долларов

Привет, это Стигма, Ресурсный центр для ЛГБТ и ЖИВА. Все наши организации из Екатеринбурга и так или иначе борются с проблемой насилия в нашем городе. И вот мы решили поработать над общим проектом, Уральской недели против насилия. Эту неделю, а точнее 5 дней, мы приурочили к международному дню борьбы за ликвидацию насилия, который отмечается во всем мире 25 ноября.

В период пандемии организовать мероприятие оффлайн крайне сложно, поэтому мы решили провести онлайн конференцию и тем самым расширить географию слушателей и спикеров.

Все началось с обсуждения формата проведения: кого мы хотим пригласить, какие темы освещать, сколько будет времени у спикеров. Так из одного дня у нас получилось пять дней, мы пригласили более 10 спикеров, среди которых были юристы, врачи, психологи, авторы книг, журналисты и другие специалисты, которые занимаются темой насилия.

И из-за этого было решено потратить первые 14,99 на оплату бизнес-аккаунта в ZOOM. Это было нужно для того, чтобы конференция не прерывалась ровно через час, потому что мы закладывали по полтора часа на лекцию. Опять же платный аккаунт дает много других плюсов, например возможность записывать конференцию в облако, бесплатное место в самом облаке, возможность приглашать в конференцию до 100 человек и заранее планировать конференцию на несколько дней.

Когда с площадкой, темами и спикерами мы определились, настал момент приглашать гостей. Сначала мы хотели использовать для регистрации Google forms, это бесплатно, но и не дает многих возможностей. Поэтому мы решили сделать простой одностраничный сайт на Tilda, на котором можно было бы регистрировать участников, провести небольшой опрос по теме конференции, а также выложить расписание, описание конференции, информацию о спикерах и партнерах и ссылки на все социальные сети. Также большим плюсом сайта является то, что на нем можно смотреть откуда к вам пришли люди, вся метрика сайта станет для вас доступной и это в дальнейшем поможет вам понять, в каких соцсетях вас больше читают, где сидит ваша аудитория, какая география распространения информации о вас.

Самый просто аккаунт на Tilda также стоит 14,99. Да, у них есть бесплатный аккаунт, но он не дает возможности вставить блоки с опросом и регистрацией, а для нас это было очень важно. А также мы собираемся использовать этот сайт и дальше, например выложим на сайте записи наших лекций и презентации спикеров. Так мы сможем сохранить нашу работу и рассказать о ней еще большему количеству людей.

Для конференции в ZOOM всем участникам конференции надо было выслать ссылку. Это можно сделать при помощи специальных программ для рассылок, но мы пошли по пути минимального сопротивления и сделали рассылку с нашей рабочей почты. Но чтобы участники не знали email-ы друг друга, мы адресатом указали сами себя (свою почту), а участников поставили в скрытую копию. Так все получили письмо со ссылкой, конфиденциальность была сохранена, а мы не мучались с регистрацией в программе рассылок. Хотя, конечно, в следующий раз надо будет сделать и это!

И так, мы потратили всего 29,98 долларов, а нашу конференцию онлайн посетили более 100 человек, в дальнейшем наши видео смогут посмотреть все желающие, а мы осветили невероятно важную тему для нашего города.

Надеемся, что наш опыт поможет вам в организации онлайн мероприятий.

По закону, который наносит ущерб гражданскому обществу и независимым НКО, мы обязаны уведомить читателей, что этот текст написан при участии инагента.